運営マニュアルは開催まで事前に打合せた決定内容を項目毎に明記します。
最終マニュアルに沿って開催の2週間から1週間前に会場関係者・会場内技術関係者・サービス関係者と打合せします。
講演会開催当日は事前打合せに参加した方だけではなく、当日のみのお手伝いの方が多いので如何に分かりやすく短い時間で各々の役割を理解・把握出来るかが重要となります。
運営マニュアルで各係のスタッフが共通の理解で当日動きます。
曖昧な表現やページ数が多く確認内容を探し難いマニュアルの作成は避けます。
運営マニュアル
１：開催会場情報
２：プログラム内容
３：ファカルティー情報
４：各係別担当者役割表・役割内容
５：各予約会場別予定表 飲食等も含む
６：最終会場レイアウト図面 最終参加登録者数
７：各控室レイアウト関係図面
８：当日進行スケジュール
９：受付対応内容
１０：緊急対応 地震・火災等
マニュアルの項目は当然講演会内容により変わります。
公共機関が会場となる場合等色々なケースがあり項目は追加されます。
マニュアルには講演会当日主催者の講演会だけではなく、他宴席情報も盛り込みます。
どの時間帯で他宴席と導線上で重なってくるかクロークの混雑状況等も確認する事で混乱を避けるようにします。又季節ごとのイベントが多いエリア等は外でのイベント情報も入れることで交通機関の混雑情報も事前に主催者にお伝えします。
以上
今コロナ禍で人と会えない状況が続いていますが、先週もスウェーデンの北部に住む友人からメールが届きマイナス16度 まだまだ雪の中の生活が続き春は遠いとありました。
メールの最後にはいつもいつ会えるだろうか？とあります。国内の友人でさえ会えない状態なので海外には果たしていつ旅行が出来るのか今では想像出来ません。
先日環境活動家グレタさんをモデルとした切手がスウェーデン国内で販売されたとのニュースがありました。北欧らしい色使いで素敵なデザインです。国内では購入出来ないので友人に頼もうか考えています。
毎日コロナ感染者数の増加を聞くと、日常生活に不安を覚えますが何か小さな楽しみを見つけるだけでも気持ちが少し軽くなる気がします。その小さな楽しみは今はグレタさんの切手です。友人に頼もうか？でも迷惑かけるし・・と
次回は進行シナリオについて記載させて頂きます。
金子 孝一
